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InformationGuard EX
（IPB-8555 / IPB-8355 / IPB-8055）
電子取引データの保存・検索機能
請求書や領収書などをメールやペーパーレスFAXで受け渡しする「電子取引データ」。従来は印刷した紙での保存が認められていましたが、令和3年度電帳法改正により電子データのまま保存する制度に変更され、2024年1月より新制度が本格スタートしました。
InformationGuard EXでは、法令で求められた保存文書の「真実性」を確保する改訂削除の記録機能を備え、また「可視性」を確保する充実の検索機能も備えることで、電子取引データの簡単かつ確実な電子保存を支援します。
本製品は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の令和3年度改正電帳法に対応した「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しています。
※本認証ロゴは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。
改正法で求められる「保存された電子取引データが改ざんされたものではないこと」を2つの方法で実現します。
※真実性確保のために、データの授受において不当な訂正削除を防止する事務処理規程をあわせて整備・運用する必要があります。
改正法で定められた「保存された電子取引データを取引年月日の範囲・取引金額の範囲・取引先で複合検索できる」という要件をきめ細かい検索機能で実現。検索結果はCSVデータで整然・明瞭・速やかに出力することも可能です。
主な仕様
| 文書の登録 | 登録方法 | InformationGuard EX Tool、Webインターフェース |
|---|---|---|
| 登録対象のファイル保存場所 | ローカルフォルダ―（USB接続端末を含む） ネットワーク共有フォルダ―（IG EXを含む） |
|
| 登録可能なファイル形式 | PDFファイル：pdf 画像ファイル：jpg/jpeg、png、gif、tif/tiff Office文書：doc/docx、xls/xlsx、csv EDIファイル：edi |
|
| IG EX Toolインライン表示対象形式 | pdf、jpg/jpeg、png、gif | |
| 登録必須項目 | 取引先名、取引金額、通貨記号（￥または＄）、取引年月日 | |
| 任意登録項目 | 文書分類、追加分類（最大2件） | |
| 保存文書の表示 | Webインターフェース | |
| 保存文書の検索 | 簡単検索（AND検索） | 検索項目：ファイル名・取引先（部分一致） |
| 結果表示件数：最大1,000件 | ||
| 詳細検索（AND検索） | 取引年月日（日付・期間・今年・昨年で指定） 取引先（完全一致） 取引金額（完全一致・範囲指定） 削除文書 文書分類（完全一致） 追加分類（完全一致） |
|
| 文書の操作権限 | 管理者ユーザー | 登録、閲覧、検索、訂正、削除（論理削除）、完全削除（物理削除） |
| 権限ユーザー | 登録、閲覧、検索、訂正、削除（論理削除） | |
| その他ユーザー | 登録 | |
| 保存文書一覧 エクスポート |
出力形式 | CSV |
| 出力項目 | ファイルパス・取引先名・取引金額・取引年月日・作成日時・更新日時・文書分類・追加分類 | |
| 保存文書の 操作ログ |
ログ対象操作 | 登録、訂正、削除（論理削除）、完全削除（物理削除） |
| 訂正ログの記録項目 | 取引先名・取引金額（通貨記号）・取引年月日・文書分類・追加分類 | |
| 訂正ログの記録内容 | ユーザー名・操作時刻・訂正/削除の項目・訂正前後の内容・訂正/削除の理由 | |
| ログの保存 | Web表示：直近10万件（手動操作） | |
| CSVローカル保存：直近10年間（自動保存） | ||
| 保存文書の バックアップ |
バックアップ先 | ローカル※1・ネットワーク・InformationGuard Cloud |
| 保持情報 | ファイル・文書情報・操作履歴・過去ログ | |
| 保存世代数 | 1 | |
| リストア | 対応 | |
| 動作環境 | InformationGuard EX Tool 対応OS※2 |
Windows 10以降、Windows Server 2016以降の日本語OS |
| Webインターフェース動作確認 ブラウザー※3 |
Microsoft Edge 116.0.1938.81、FireFox 117.0.1、Safari 16.6、Chrome 117.0.5938.63 | |
- ※1 USB接続外付けHDDおよびミラーリング＋バックアップ構成時のバックアップ用内部HDDは対象外です。
- ※2 2023年9月現在。最新の対応OSについては弊社ホームページでご確認ください。
- ※3 画面サイズ1024×768以上で表示できる端末に限ります。
